Huisreglement

Artikel 1

Het huishoudelijk reglement wordt opgesteld door de Raad van Bestuur van de vereniging en ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Vergadering. Voor wijzigingen aan dit huishoudelijk reglement geldt dezelfde routing.

Artikel 2

De vereniging telt enkel vaste leden en toegetreden leden. Alle personen, die op de correcte manier lid werden van de vereniging, worden hierdoor onmiddellijk beschouwd als vaste leden. De toegetreden leden kunnen de algemene vergadering bijwonen met louter raadgevende stem.

Artikel 3

De vereniging voorziet in volgende bestuursfuncties:

  1. een voorzitter
  2. een ondervoorzitter
  3. een secretaris
  4. een schatbewaarder
  5. een commissaris materiaal
  6. een commissaris public relations
  7. (een) commissaris(en) allround
  8. een commissaris mountainbike

Inhoud van de verschillende bestuursfuncties:

De voorzitter

De voorzitter leidt de clubwerking en werkt samen met de andere bestuursleden aan de initiatieven en suggesties vanuit de club.

De voorzitter roept een bestuursvergadering en de algemenen ledenvergadering samen, en bepaalt samen met de secretaris de agenda van deze vergaderingen.

De voorzitter zit alle "TWV"-vergaderingen voor.

De voorzitter, samen met een ander lid van het bestuur, vertegenwoordigt de vereniging in haar contacten met andere verenigingen en officiële instanties.

De ondervoorzitter

De ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid, of indien deze in de onmogelijkheid verkeert om zijn functie uit te oefenen. In dergelijk geval beschikt de ondervoorzitter over dezelfde macht als de afwezige voorzitter.

De secretaris

De secretaris verzorgt alle briefwisseling namens de vereniging, die hij alleen of samen met de voorzitter namens de vereniging mag ondertekenen.

Hij neemt tevens kennis van alle ontvangen briefwisseling, en brengt er de rest van het bestuur zo snel als mogelijk van op de hoogte.

Hij is verantwoordelijk voor de ledenadministratie, het bijhouden van de ledenlijst en adresbestanden.

De secretaris bewaart het archief van de vereniging.

De secretaris geeft verslag van de clubwerking tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering.

Hij bepaalt samen met de voorzitter de agenda van de bestuursvergadering, en maakt er verslag van op.

De schatbewaarder

De schatbewaarder is verantwoordelijk, onder het toezicht van de andere bestuursleden, voor de boekhouding en het financiëel beheer van de vereniging.

Hij geeft een uitvoerig kasverslag tijdens de algemene ledenvergadering en een begroting voor het volgend jaar.

Hij geeft tevens verslag van de kastoestand op elke maandelijkse bestuursvergadering.

Hij beheert de rekening van de vereniging zoals het een goede huisvader past.

Hij is bevoegd om alle betalingen te doen namens de vereniging tot een bedrag van maximaal 2500 € per verrichting. Voor verrichtingen boven de € 2500 is er naast de handtekening van de schatbewaarder tevens de handtekening van de voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris of de commissaris materiaal vereist.

Tevens is hij verantwoordelijk voor de inning van enerzijds de toetredingsbijdrage en anderzijds de jaarlijkse ledenbijdrage.

De commissaris materiaal

De commissaris materiaal leidt deze afdeling autonoom en neemt alle initiatieven die nodig zijn tot het goed functioneren ervan.

Hij beheert en onderhoudt alle materialen die nodig zijn voor de inrichting van de manifestaties, zoals pijlen, infoborden en dergelijke zaken meer.

De commissaris leidt het stockbeheer van alle kleding en materiaal.

Het is hem vrij een leverancier van materialen te bepalen, voor bedragen van méér dan 125 € weliswaar ná bespreking en goedkeuring op de bestuursvergadering.

De commissaris materiaal stelt zich garant voor de levering van de noodwendige materialen, binnen de kortst mogelijke tijd aan de voordeligste voorwaarden.

Deze commissaris leidt bij manifestaties ook het inrichten van inschrijvings- en bevoorradingsstanden.

De commissaris public relations

Deze commissaris leidt de afdeling van de contacten met alle mogelijke sponsors en neemt in volle verantwoordelijkheid alle initiatieven die hij nodig acht tot opstart of verder uitbouw van deze contacten.

De commissaris(en) allround

Deze commissaris zonder specifieke taak is volwaardig bestuurslid, en houdt in iedere geval toezicht over alle andere bestuursopdrachten.

Hij onderhoudt ook een zo kort mogelijk contact met alle andere leden van de vereniging, en zorgt voor het ter sprake brengen van hun bemerkingen, suggesties of klachten op de maandelijkse bestuursvergadering.

Tevens houdt hij de aanwezigheidslijst bij van de leden op de verschillende activiteiten georganiseerd door de club, en maakt hij met het oog op de toekenning van de titel "clubkampioen" en de verschuldigde bijdrage voor het volgende jaar, een optelling van de behaalde punten in het regelmatigheidscriterium tegen de jaarlijkse algemene ledenvergadering.

De commissaris mountainbike

Deze commissaris is in het bijzonder belast met het contact met de leden die zich hoofdzakelijk toeleggen op het mountainbiken. Hij brengt hun suggesties, hun klachten of bemerkingen naar voor op de maandelijkse bestuursvergaderingen. Hij is tevens verantwoordelijk voor het voorbereiden, het uittekenen en het organiseren van de jaarlijkse mountainbike, µ zo deze door de club wordt ingericht. Hij ziet toe op een zo correct mogelijke weergave van de door de leden gereden ritten en zal dus, in die functie, mee bepalen wie de titel van clubkampioen in deze categorie verdient.

Artikel 4

Alle aangesloten leden van de vereniging verklaren zich akkoord om de wielersport op een ontspannende en aangename manier in groep te beoefenen.

Zij verklaren dat zij kennis hebben genomen zowel van de statuten als van dit huishoudelijk reglement, waarvan zij een exemplaar hebben ontvangen.

Zij verklaren in de mate van het mogelijke bij te dragen tot de verdere promotie van de wielersport in onze gemeente, en tot de goede naam en faam van de vereniging.

Zij verbinden zich zoveel mogelijk deel te nemen aan de clubactiviteiten, zowel de fietsuitstappen als de organisatie van wielertochten, ingericht door de vereniging.

Artikel 5

De leden verklaren zich akkoord met een éénmalige bijdrage van 70€ bij aansluiting tot de vereniging. Deze bijdrage geldt als tegemoetkoming voor een basisuitrusting die door de club ter beschikking gesteld wordt. Deze basisuitrusting omvat twee van de volgende vier kledingstukken, naar keuze: een koersbroek, een trainingsbroek, een koerstrui met korte mouwen en een trainingsvest met lange mouwen. De resterende kledingstukken uit deze basisuitrusting kunnen naar believen worden bij aangekocht tegen 35€ per stuk. De betaling zal geschieden bij bestelling.

Alle leden verbinden zich er toe deze kledij in de best mogelijke staat te zullen houden, door in het normale onderhoud te voorzien. Tevens engageren zij er zich toe aan a lle clubactiviteiten deel te nemen in de clubuitrusting.

Artikel 6

Alle leden zijn automatisch uitgenodigd op de jaarlijkse algemene ledenvergadering, die elk jaar zal plaatsvinden op een nader te bepalen zaterdag in januari om 19.00 uur. De leden zullen van plaats en datum van deze vergadering minstens één maand op voorhand verwittigd worden door middel van een geschreven uitnodiging. Alle leden hebben daar één stem bij de verkiezing van de vrijgekomen bestuursfuncties.

Zij erkennen dat zij zich, volgens artikel 23 van de statuten, rechtsgeldig kandidaat kunnen stellen voor de vrijgekomen functies in het bestuur.

Zij kunnen tevens punten aan de agenda van de maandelijkse bestuursvergadering toevoegen door eenvoudige brief aan één van de bestuursleden.

Artikel 7

Alle leden die aan activiteiten in clubverband deelnemen verwerven hiermee punten. Voor deelname aan een door de club georganiseerde of in de kalender van het clubblad voorziene fietstocht verwerft elk lid één punt. Bij ritten vermeld in de kalender van het clubblad waarvoor een startbijdrage dient te worden betaald, verwerft een lid twee punten. Er worden geen punten toegekend aan ritten die niet vermeld worden in de kalender van het clubblad.

Voor hulp bij een organisatie van de club, ontvangt elk lid vijf punten op de dag zelf en vijf punten voor hulp vóór- of achteraf. Voor deelname aan een gewone bestuursvergadering en voor aanwezigheid op extern ingerichte vergaderingen ontvangen de bestuursleden twee punten. Al deze punten worden op 31 december opgeteld en vormen samen het totaal aantal behaalde punten voor dat jaar. Zo kunnen de behaalde punten per lid opgespaard worden gedurende meerdere jaren van lidmaatschap. Bij wisseling van kledingsponsors, na afloop van de normaal drie jaar durende sponsoringcontracten, en bij de heraanmaak van nieuwe kleding kan het betrokken lid deze behaalde punten van de voorbije jaren inruilen tegen een waarde van € 0.50 per behaald punt voor de aankoop van de nieuwe kledij. Hij zal verplicht worden om dit bedrag in eerste instantie te investeren in een nieuwe trui, trainingsvest, koersbroek of trainingsbroek, kortom: basisuitrusting van de club. Punten die niet benut worden bij het veranderen van de basisuitrusting komen te vervallen.

Artikel 8.

De club biedt aan de leden de keuze om deel te nemen aan door haar georganiseerde ritten die telkens zullen verschijnen in het maandelijks clubblad. Leden die aan deze ritten deelnemen schikken zich in de afspraken die algemeen gelden binnen de diverse categorieën en die als dusdanig in de Algemene Ledenvergadering werden goedgekeurd, namelijk:

De A-ploeg: rijdt ritten op zon- en eventuele feestdagen met een afstand tot maximaal 85 km aan een gemiddelde snelheid van 27 km per uur;

De B-ploeg: rijdt ritten op zaterdagen met een afstand van 50 km aan het begin van het seizoen tot maximaal 75 km aan het einde van het seizoen. De gemiddelde snelheid ligt tussen de 25.0 en 26.5 km per uur, waarbij steeds rekening zal gehouden worden met de samenstelling van de groep en de conditie van de deelnemers op de dag zelf.

De recreanten of de R-ploeg: rijdt op zon- en eventuele feestdagen een afstand van 40 km met een gemiddelde snelheid van 20 km per uur;

De MTB-ploeg: komt zoveel mogelijk samen aan het lokaal of op de plaats van inschrijving om gezamenlijk in te schrijven en aan de rit te beginnen waarna iedereen de rit op zijn of haar eigen tempo kan rijden.

De leden die klassiekers willen betwisten: komen samen aan het clublokaal of op de plaats van inschrijving om gezamenlijk in te schrijven en aan de rit te beginnen. Het bestuur adviseert om nadien als club samen te blijven tot aan de tweede bevoorrading waarna iedereen zijn eigen snelheid mag rijden. Voor de B-ploeg zal er één klassieker per maand op de kalender voorzien worden.

Artikel 9

Alle ritten verschenen in de kalender van het clubblad gelden bij de bepaling van de clubkampioen per categorie. Diegene die de meeste ritten reed van de kalender van de "A"-categorie wordt kampioen "A"-categorie; diegene die de meeste ritten reed van de kalender van de "B"-categorie wordt kampioen "B"-categorie; diegene die de meeste ritten reed van de kalender van de "recreanten" wordt kampioen van de "recreanten" en diegene die de meeste ritten reed van de kalender van de "mountainbike" wordt kampioen "mountainbike". Hierbij dient te worden aangestipt dat de gereden ritten slechts meetellen voor zover ze gereden werden in de normale clubuitrusting. Bij het niet dragen van de recentste TWV-outfit tijdens deze officiële clubuitstappen wordt de rit geschrapt als gereden rit.

Opgelet: een lid kan desgevallend in meerdere categorieën als clubkampioen gehuldigd worden!

De kampioenen in de verschillende categorieën dienen op de viering tijdens de feestvergadering aanwezig te zijn om hun trofee in ontvangst te komen nemen. Bij afwezigheid zonder geldige reden zal de trofee niet uitgereikt worden en eigendom blijven van de club!

Daarnaast zal het lid, dat in totaal de meeste ritten tijdens A-, B-, R- of mountainbikeritten van het voorbije jaar heeft afgelegd, een speciale trofee mogen in ontvangst nemen als algemeen clubkampioen. Tevens wordt er een trofee voorzien voor de jongere die in al deze categoriën samen het meeste ritten gereden heeft. Als jongere wordt beschouwd iemand die in het jaar waarin de ritten plaatsvinden maximum 16 jaar geworden is. Het bestuur zal jaarlijks opnieuw bepalen wat deze trofee precies zal inhouden. Leden die ritten zouden opgeven als gereden, terwijl ze dit niet effectief hebben gedaan, worden geacht hun rangschikking bedrieglijk te hebben willen verbeteren. Bij de vaststelling van een dergelijk vergrijp zal het bestuur het betrokken lid ter verantwoording roepen op de maandelijkse bestuursvergadering. Er zal in aanwezigheid van het betrokken lid een sanctie worden uitgesproken die zal gaan van schrapping van een aantal gereden ritten tot volledige schrapping van alle ritten.

Artikel 10

Elk lid betaalt een jaarlijkse bijdrage van 30€ aan de club, voor de eerste maal het jaar volgend op jaar van aansluiting. Indien de aansluiting gebeurde na 1 augustus dient ook het jaar volgend op het jaar van de aansluiting geen lidgeld betaald te worden. Deze bijdrage wordt gestort op de bankrekening van de club, ten laatste op de dag van de algemene ledenvergadering.

Artikel 11

Alle leden verklaren zich akkoord dat zij geen andere leden van de vereniging of leden van het bestuur verantwoordelijk kunnen stellen voor eventuele schade, zowel materiële als lichamelijke, opgelopen tijdens deelname aan clubactiviteiten.

Zij verklaren op de hoogte te zijn van het feit dat de vereniging een verzekering heeft afgesloten tegen burgerlijke aansprakelijkheid in clubverband, zodat aangerichte schade aan derden automatisch verzekerd is, maar dat eigen schade hierdoor niet is ingedekt.

Zij verklaren te weten dat het bestuur van de vereniging het afsluiten van een persoonlijke verzekering in privé-naam ten zeerste aanbeveelt.

Artikel 12

Alle leden verklaren zich akkoord dat alle gevallen van betwisting, die niet opgenomen werden in dit document, zullen behandeld en beslist worden in de maandelijkse vergadering van de Raad van Bestuur van de vereniging, in voorkomend geval in aanwezigheid van het betrokken lid.

Deze maandelijkse bestuursvergaderingen vinden in principe plaats elke derde donderdag van elke maand om 19.30 uur in het clublokaal.

Elk lid verklaart zich bij voorbaat akkoord met de beslissingen die omtrent deze betwistingen zullen worden genomen door de voltallige Raad van Bestuur.