Huishoudelijk reglement
Versie: 9 maart 2023
Artikel 1. Het huishoudelijk reglement wordt opgesteld door de Raad van Bestuur van de vereniging en ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Vergadering. Voor wijzigingen aan dit huishoudelijk reglement geldt dezelfde routing.
Artikel 2. De vereniging telt enkel vaste leden en toegetreden leden. Alle personen, die op de correcte manier lid werden van de vereniging, worden hierdoor onmiddellijk beschouwd als vaste leden. De toegetreden leden kunnen de algemene vergadering bijwonen met louter raadgevende stem.
Artikel 3. De vereniging voorziet in volgende bestuursfuncties:
- een voorzitter
- een ondervoorzitter
- een secretaris
- een schatbewaarder
- een commissaris clubkleding
- een commissaris public relations
- een commissaris clubfeest
- een commissaris werkgroep mountainbike
- een commissaris werkgroep semi-klassieker
- een commissaris informatietechnologie
- een commissaris clubblad
- een commissaris clubuitstap
Inhoud van de verschillende bestuursfuncties:
De voorzitter leidt de clubwerking en werkt samen met de andere bestuursleden aan de initiatieven en suggesties vanuit de club.
De voorzitter roept een bestuursvergadering en de algemenen ledenvergadering samen, en bepaalt samen met de secretaris de agenda van deze vergaderingen.
De voorzitter zit alle "TWV"-vergaderingen voor.
De voorzitter, samen met een ander lid van het bestuur, vertegenwoordigt de vereniging in haar contacten met andere verenigingen en officiële instanties.
De ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid, of indien deze in de onmogelijkheid verkeert om zijn functie uit te oefenen. In dergelijk geval beschikt de ondervoorzitter over dezelfde macht als de afwezige voorzitter.
De secretaris verzorgt alle briefwisseling namens de vereniging, die hij alleen of samen met de voorzitter namens de vereniging mag ondertekenen.
Hij neemt tevens kennis van alle ontvangen briefwisseling, en brengt er de rest van het bestuur zo snel als mogelijk van op de hoogte.
De secretaris bewaart het archief van de vereniging.
De secretaris geeft verslag van de clubwerking tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering.
Hij bepaalt samen met de voorzitter de agenda van de bestuursvergadering, en maakt er verslag van op.
Hij is verantwoordelijk voor de ledenadministratie, het bijhouden van de ledenlijst en adresbestanden.
De schatbewaarder is verantwoordelijk, onder het toezicht van de andere bestuursleden, voor de boekhouding en het financieel beheer van de vereniging.
Hij geeft een uitvoerig kasverslag tijdens de algemene ledenvergadering en een begroting voor het volgend jaar.
Hij geeft tevens verslag van de kastoestand op elke maandelijkse bestuursvergadering.
Hij beheert de rekening van de vereniging zoals het een goede huisvader past.
Hij is bevoegd om alle betalingen te doen namens de vereniging tot een bedrag van maximaal € 2500 per verrichting. Voor verrichtingen boven de € 2500 is er naast de handtekening van de schatbewaarder tevens de handtekening van de voorzitter, de ondervoorzitter of de secretaris vereist.
Tevens is hij verantwoordelijk voor de inning van enerzijds de toetredingsbijdrage en anderzijds de jaarlijkse ledenbijdrage.
De commissaris clubkleding leidt deze afdeling autonoom en neemt alle initiatieven die nodig zijn tot het goed functioneren ervan.
De commissaris leidt het stockbeheer van alle kleding.
Hij stelt zich garant voor de levering van de bestelde kleding.
Hij houdt een register bij (per lid) van de verkochte clubkleding en kledingmaten.
Hij werkt nauw samen met de schatbewaarder in het kader van de verschuldigde betalingen voor de clubkleding.
De commissaris public relations leidt de afdeling van de contacten met alle mogelijke sponsors en neemt in volle verantwoordelijkheid alle initiatieven die hij nodig acht tot opstart of verder uitbouw van deze contacten.
De commissaris clubuitstap is verantwoordelijk voor het organiseren van de jaarlijkse clubuitstap.
De commissaris werkgroep mountainbike fungeert als contactpersoon tussen de werkgroep mountainbike en het bestuur van de club.
Tijdens de maandelijkse bestuursvergadering brengt hij verslag uit van de activiteiten van de werkgroep.
De commissaris werkgroep semi-klassieker fungeert als contactpersoon tussen de werkgroep mountainbike en het bestuur van de club.
Tijdens de maandelijkse bestuursvergadering brengt hij verslag uit van de activiteiten van de werkgroep.
De commissaris informatietechnologie zorgt voor het beheer, onderhoud, ontwikkeling en uitwerking van de clubwebsite.
Hij is tevens verantwoordelijk voor het opzetten van de nodige elektronische communicatiekanalen (email, social media,...).
De commissaris clubblad neemt de redactie van het clubblad op zich. Hij zorgt voor het verzamelen van de artikels, kalenders en alles wat in het clubblad gepubliceerd wordt. Daarboven zorgt hij voor de druk en verspreiding van het clubblad.
De commissaris clubfeest is verantwoordelijk voor het organiseren van het jaarlijkse clubfeest.
Artikel 3 bis. De vereniging voorziet tevens werkgroepen. Een werkgroep heeft geen bestuursmandaat en kan bestaan uit gewone leden die samen werken tot één gezamenlijk doel. Van elke werkgroep is er steeds een contactpersoon die een volwaardig bestuurslid is. Volgende werkgroepen zijn voorzien:
De werkgroep mountainbike is belast met het organiseren van de jaarlijkse "Hagelandse Heuvels Mountainbiketocht". De werkgroep neemt hiertoe alle nodige maatregelen die nodig zijn voor de organisatie.
De commissaris werkgroep mountainbike fungeert als contactpersoon tussen de werkgroep en het bestuur.
De werkgroep semi-klassieker is belast met het organiseren van de jaarlijkse "Hagelandse Heuvels Semi-klassieker". De werkgroep neemt hiertoe alle nodige maatregelen die nodig zijn voor de organisatie.
De commissaris werkgroep semi-klassieker fungeert als contactpersoon tussen de werkgroep en het bestuur.
Artikel 4. Bestuursleden met enkel een commissaris functie (vanaf functie nummer 5) zijn niet verplicht om elke bestuursvergadering bij te wonen. Zij worden echter wel verwacht aanwezig te zijn indien de agenda van de bestuursvergadering dit vereist.
Artikel 5. Alle aangesloten leden van de vereniging verklaren zich akkoord om de wielersport op een ontspannende en aangename manier in groep te beoefenen.
Zij verklaren dat zij kennis hebben genomen zowel van de statuten als van dit huishoudelijk reglement, waarvan zij een exemplaar hebben ontvangen.
Zij verklaren in de mate van het mogelijke bij te dragen tot de verdere promotie van de wielersport in onze gemeente, en tot de goede naam en faam van de vereniging.
Zij verbinden zich zoveel mogelijk deel te nemen aan de clubactiviteiten, zowel de fietsuitstappen als de organisatie van wielertochten, ingericht door de vereniging.
Artikel 6. De leden verklaren zich akkoord met een éénmalige bijdrage van € 30 bij aansluiting tot de vereniging. Deze bijdrage geldt als tegemoetkoming voor zomer basisuitrusting die door de club ter beschikking gesteld wordt.
De kledingstukken uit de winter basisuitrusting kunnen worden bij aangekocht tegen € 35 per stuk.
Andere kledingstukken kunnen worden aangekocht tegen de prijzen voorzien in de prijslijst.
De betaling zal geschieden bij bestelling.
Alle leden verbinden zich er toe deze kledij in de best mogelijke staat te zullen houden, door in het normale onderhoud te voorzien. Tevens engageren zij er zich toe aan alle clubactiviteiten deel te nemen in de clubuitrusting.
Artikel 6 bis. Het bestuur bepaald aan het begin van elke kledingperiode welke kledingstukken deel uitmaken van de basisuitrusting.
De leden kunnen bij aansluiting kiezen om andere kledingstukken te kiezen dan de basisuitrusting van de club, en dit ter waarde van kledingstukken uit de basisuitrusting.
Artikel 6 ter. Indien een lid tijdens eenzelfde kledingperiode zich tweemaal aanbied als kandidaat lid, kan men slechts één keer aanspraak maken op de aankoop van de basisuitrusting. Bij de tweede en volgende keer dat men zich aanbied als kandidaat lid betaald men het gewoon lidgeld en krijgt men geen kledingstukken.
Artikel 6 quater. Aan bestuursleden zal voor bestellingen van de clubkleding een korting toegekend worden ter waarde van de BTW.
Artikel 6 quinquies. Het lid is vrij om in plaats van de clubbroek te rijden in een neutrale en effen zwarte broek. Dit zal nog steeds beschouwd worden als het rijden in clubkleding.
Artikel 7. Alle leden die aan activiteiten in clubverband deelnemen verwerven hiermee punten.
- Voor deelname aan een door de club georganiseerde of in de kalender voorziene fietstocht verwerft elk lid één punt.
- Bij ritten vermeld in de kalender waarvoor een startbijdrage dient te worden betaald, verwerft een lid twee punten.
- Er worden geen punten toegekend aan ritten die niet vermeld worden in de kalender.
- Er worden geen punten toegekend aan avondritten.
- Er worden geen punten toegekend indien het lid niet in de meest recente clubkleding rijdt.
- Voor hulp bij een organisatie van de club, ontvangt elk lid vijf punten op de dag zelf en vijf punten voor hulp voor- of achteraf.
- Voor deelname aan een clubvergadering of een extern ingerichte vergadering ontvangen de bestuursleden twee punten.
- Voor deelname aan een clubvergadering of een extern ingerichte vergadering ontvangen de leden twee punten, mits goedkeuring door het bestuur.
Al deze punten worden op 31 december opgeteld en vormen samen het totaal aantal behaalde punten voor dat jaar. Zo kunnen de behaalde punten per lid opgespaard worden gedurende meerdere jaren van lidmaatschap.
Bij wisseling van kledingsponsors, na afloop van de kledingperiode, en bij de heraanmaak van nieuwe kleding kan het betrokken lid deze behaalde punten van de voorbije jaren inruilen tegen een waarde van € 0.50 per behaald punt voor de aankoop van de nieuwe kledij. Tenzij het lid in kwestie zijn lidgeld voor het eerste jaar van de nieuwe kledingperiode niet betaald.
De punten mogen gebruikt worden voor alle kledingstukken uit de clubkleding collectie.
De punten die niet benut worden bij het einde van de kledingperiode komen te vervallen.
Bij het uittreden uit de vereniging zullen de punten van een lid automatisch komen te vervallen, ongeacht of de persoon op een later tijdstip terug lid zou worden.
Artikel 7 bis. Alle leden die lid waren tijdens de kledingperiode, en minstens lid blijven tijdens het eerste jaar van de nieuwe kledingperiode, hebben recht op punten ter waarde van een zomerbroek (enkel nog voor kledingseizoen 2020-2022) en een zomertruitje.
Artikel 8. De club biedt aan de leden de keuze om deel te nemen aan door haar georganiseerde ritten die telkens zullen verschijnen in het maandelijks clubblad. Leden die aan deze ritten deelnemen schikken zich in de afspraken die algemeen gelden binnen de diverse categorieën en die als dusdanig in de Algemene Ledenvergadering werden goedgekeurd, namelijk:
De wegploeg rijdt ritten op zaterdagen met een afstand tot maximaal 60 km aan gemiddelde snelheid ligt tussen de 23,0 en 24,0 km per uur.
Het wegseizoen van de wegploeg loopt het hele jaar door.
De recreanten rijden op zon- en eventuele feestdagen een afstand tot maximaal 40 km aan een gemiddelde snelheid van 20 km per uur.
Het wegseizoen van de recreanten loopt vanaf het eerste weekend van april tot het laatste weekend van oktober.
Buiten het wegseizoen, ofwel in de winter, worden er op zondagochtend wandelingen georganiseerd.
De mountainbikers komen zoveel mogelijk samen aan het lokaal of op de plaats van inschrijving om gezamenlijk in te schrijven en aan de rit te beginnen waarna iedereen de rit op zijn of haar eigen tempo kan rijden.
Het wegseizoen van de wegploeg loopt het hele jaar door.
Artikel 9. Alle ritten verschenen in de kalender van het clubblad gelden bij de bepaling van de clubkampioen per categorie. Deze worden als volgt bepaald:
Diegene die eerst eindigt in het Algemeen Clubklassement wordt aangeduid als Algemeen Clubkampioen. De Algemene Clubkampioen doet nog steeds mee aan de andere klassementen.
Alle leden die op de eerste plaats staan in slechts een klassement, worden aangeduid als kampioenen van dat klassement.
Voor alle kampioenen zal een prijs voorzien worden. Het bestuur zal jaarlijks opnieuw bepalen wat deze prijs precies zal inhouden.
Artikel 9 bis. Ritten tellen slechts mee voor het klassement indien aan volgende voorwaarden voldaan is:
- De ritten werden gereden in de normale clubuitrusting. Bij het niet dragen van de recentste TWV-outfit tijdens deze officiële clubuitstappen wordt de rit geschrapt als gereden rit.
- Tevens wordt aan de leden gevraagd om de deelname aan de ritten, waarbij geen groepsverantwoordelijke aanwezig was, binnen de maand door te geven aan de groepsverantwoordelijke of het bestuur.
Artikel 9 ter. De kampioenen in de verschillende categorieën dienen op de viering tijdens de feestvergadering aanwezig te zijn om hun trofee in ontvangst te komen nemen. Bij afwezigheid zonder geldige reden zal de trofee niet uitgereikt worden en eigendom blijven van de club!
Artikel 9 quater. Leden die ritten zouden opgeven als gereden, terwijl ze dit niet effectief hebben gedaan, worden geacht hun rangschikking bedrieglijk te hebben willen verbeteren. Bij de vaststelling van een dergelijk vergrijp zal het bestuur het betrokken lid ter verantwoording roepen op de maandelijkse bestuursvergadering. Er zal in aanwezigheid van het betrokken lid een sanctie worden uitgesproken die zal gaan van schrapping van een aantal gereden ritten tot volledige schrapping van alle ritten.
Artikel 10. Elk lid betaalt een jaarlijkse bijdrage van € 30 aan de club, voor de eerste maal het jaar volgend op jaar van aansluiting. Indien de aansluiting gebeurde op of na 1 augustus dient ook het jaar volgend op het jaar van de aansluiting geen lidgeld betaald te worden. Deze bijdrage wordt gestort op de bankrekening van de club, ten laatste op de dag van de algemene ledenvergadering.
Artikel 11. Alle leden verklaren zich akkoord dat zij geen andere leden van de vereniging of leden van het bestuur verantwoordelijk kunnen stellen voor eventuele schade, zowel materiële als lichamelijke, opgelopen tijdens deelname aan clubactiviteiten.
Zij verklaren op de hoogte te zijn van het feit dat de vereniging een verzekering heeft afgesloten tegen burgerlijke aansprakelijkheid in clubverband, zodat aangerichte schade aan derden automatisch verzekerd is, maar dat eigen schade hierdoor niet is ingedekt.
Zij verklaren te weten dat het bestuur van de vereniging het afsluiten van een persoonlijke verzekering in privé-naam ten zeerste aanbeveelt.
Artikel 12. Alle leden verklaren zich akkoord dat alle gevallen van betwisting, die niet opgenomen werden in dit document, zullen behandeld en beslist worden in de maandelijkse vergadering van de raad van Bestuur van de vereniging, in voorkomend geval in aanwezigheid van het betrokken lid.
Deze maandelijkse bestuursvergaderingen vinden plaats op datum en tijdstip zoals afgesproken op de voorgaande bestuursvergadering.
Elk lid verklaart zich bij voorbaat akkoord met de beslissingen die omtrent deze betwistingen zullen worden genomen door de voltallige raad van Bestuur.